Come evitare problemi o rallentamenti nel processo di implementazione del software
Che cos’è lo scope creep?
Prima di spiegarti come evitare uno scope creep, vogliamo chiarire il significato di questo termine.
Per farlo, utilizzeremo come esempio una situazione che probabilmente avrai già vissuto con alcuni tuoi clienti o nell’ambito di alcuni progetti che ti sei trovato a gestire nel tuo settore di riferimento.
Immagina di aver stipulato un contratto con un cliente, di aver chiarito le condizioni, le tempistiche, i dettagli del servizio fornito, le risorse impegnate in esso. Se tutto andasse come dovrebbe, il progetto non subirebbe alcun rallentamento e tutta la pianificazione sarebbe rispettata.
Bene, non sempre questo accade.
Potrebbe succedere che il tuo cliente, poco prima della consegna, ti chieda di effettuare nuove attività, di apportare delle piccole modifiche al progetto e di continuare con richieste che compromettono le tempistiche previste.
Se lavori da molti anni, saprai di sicuro di cosa stiamo parlando. La situazione di imprevisto che si verifica in casi come questi è chiamata “scope creep”.
Nell’ambito del processo di implementazione del software ERP, lo scope creep si verifica quando i membri del team di implementazione richiedono funzionalità aggiuntive al progetto dopo l’approvazione dello stesso.
È vero, l’aggiunta di nuove funzionalità è sempre una prospettiva interessante.
Tuttavia, richieste aggiuntive al di fuori dell’ambito del progetto originale hanno la capacità di influenzare negativamente la tempistica e il budget del progetto.
Una richiesta di nuove funzionalità richiederà nuovi interventi, una configurazione aggiuntiva, formazione aggiuntiva e ulteriori test.
Se l’ambito o le funzionalità di un progetto si modificano rispetto a quanto originariamente previsto senza essere contabilizzati in termini di tempo o budget aggiuntivi, lo scope creep che ne deriva, può portare anche al fallimento del progetto.
Lo scope creep può verificarsi in qualsiasi fase del progetto e può avere effetti significativi sulle fasi successive.
Come evitare uno scope creep?
Abbiamo due notizie, una buona e una cattiva.
Iniziamo da quella cattiva: non sempre lo scope creep si riesce ad evitare.
Quando molte persone sono coinvolte in un progetto, consapevolmente o inconsapevolmente può accadere che una di questa causi un rallentamento.
Può accadere, per esempio, che un membro del team scelga un modo per risolvere un problema che ha un impatto sull’ambito, spesso senza rendersene conto.
Anche l’aggiunta di mezza giornata di lavoro extra per fare qualcosa di leggermente diverso potrebbe avere un impatto sul resto del tuo progetto.
Adesso però arriviamo alla buona notizia: se poni attenzione nella pianificazione iniziale del tuo progetto, la possibilità che si verifichi lo scope creep scende quasi a zero!
Applicare questi consigli che abbiamo stilato dopo anni di esperienza come consulenti nei processi di implementazione dei software ERP, ti farà di sicuro guadagnare un grande vantaggio.
1. DEFINISCI IN MODO PRECISO L’AMBITO DEL PROGETTO
La chiarezza è estremamente importante in qualsiasi progetto. Se non definisci chiaramente il tuo ambito all’inizio, si potranno verificare grossi problemi durante il processo. È importante rivedere l’ambito del progetto con tutte le parti interessate durante la fase di lancio. Ogni membro coinvolto nel progetto dovrebbe essere consapevole di quali richieste non rientrano nell’ambito di applicazione. Questa responsabilità alla fine ricade sul project manager del team di implementazione, per cui scegli bene il tuo professionista di riferimento!
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2. DEFINISCI PRIMA COME GESTIRE EVENTUALI RICHIESTE EXTRA
Alle volte puoi impegnarti per far comprendere a chi avanza le richieste di modifica che queste potrebbero essere più adatte per una fase più avanzata del progetto. Ciò consentirebbe all’intero team di concentrarsi sui compiti più immediati: progettare, costruire e testare gli elementi del software più importanti per l’azienda.
Tuttavia, a volte accade che la nuova richiesta non possa essere sorpassata e debba essere inserita nella fase attuale dell’implementazione.
Ecco perché è sempre opportuno scrivere e far firmare l’ordine di modifica, sia alla direzione del cliente che al team di implementazione.
Un ordine di modifica è un’aggiunta all’ambito originale del progetto che specifica le ore e il budget aggiuntivi necessari per completare le eventuali attività extra.
3. DEFINISCI L’ELENCO DEI REQUISITI
In ogni processo di implementazione ERP dovrebbe essere stilato un elenco di requisiti approvati che delinei le funzionalità configurate. I responsabili di progetto dovrebbero chiedere alle principali parti interessate di rivedere i requisiti prima che vengano approvati e poi garantire che l’elenco approvato di requisiti copra tutte le esigenze.
Un partner di implementazione esperto e competente può aiutarti a rivedere i requisiti, poiché la sua esperienza precedente lo rende capace di individuare tutto ciò che manca.
4. GESTISCI LE PRIORITÀ
Definisci le priorità in linea con l’esigenza che ha portato alla scelta di implementare il software ERP: la razionalizzazione dei processi, la riduzione dei costi e il miglioramento delle capacità di reporting, per fare qualche esempio.
Una comunicazione chiara con il team di progetto ma soprattutto col cliente, può aiutarti ad evirare rallentamenti.
Discutere frequentemente del motivo che ha portato alla scelta di implementare il sistema ERP fa sì che le ragioni dell’implementazione siano ben chiare a tutti.
Ciò aiuta il team a dare priorità ai nuovi requisiti man mano che si presentano e garantisce che i membri del team aggiungano solo modifiche coerenti con l’elenco dei requisiti. Collabora sempre a stretto contatto con il tuo cliente. Mostra lo stato dei lavori, coinvolgilo in modo proattivo durante tutto il processo. Ciò eviterà sgradevoli sorprese al momento della consegna.
5. PREVEDI UN EVENTUALE RALLENTAMENTO NELLA CONSEGNA
Malgrado le revisioni e le approvazioni dei requisiti, il team di progetto potrebbe comunque aver bisogno di implementare funzionalità non previste durante il processo.
Il responsabile del progetto dovrebbe prevedere nella pianificazione un budget extra per gestire le esigenze impreviste.
Attenzione agli imprevisti causati da terze parti che possono mandare all’aria la tua pianificazione!
Se ti affidi ad esterni per completare parti del progetto, devi essere consapevole dell’impatto che questi possono avere.
Identifica la portata della dipendenza, ossia quanto la buona riuscita del progetto dipenda dalle terze parti coinvolte.
Prova a pensare a quale impatto potrebbero avere sul tuo progetto e come potrebbero influenzare il tuo ambito. Cerca di prendere in considerazione, nella pianificazione iniziale, un eventuale ritardo da parte delle terze parti coinvolte o una mancato espletamento del compito.
Certamente non riuscirai mai a considerare prima ogni evenienza, ma rendere partecipi le terze parti coinvolte in questa fase di pianificazione del rischio, fa sì che queste comprendano meglio il potenziale impatto di un’eventuale mancanza e si assumano maggiore responsabilità nel rispetto di modalità e tempistiche richieste.
