Cambiare ERP

Gestire il processo di cambiamento del software ERP con un progetto pilota

Come ridurre i rischi nel processo di implementazione di un sistema ERP creando un progetto pilota?

Il cambiamento di un software ERP è un momento di delicato cambiamento per un’azienda e richiede un’attenta analisi dei requisiti, delle soluzioni e dell’impatto organizzativo.

La gestione del processo di implementazione del software inizia con la stesura dei requisiti aziendali (Request for Proposal), che condizionerà la scelta del software ERP.

Per ridurre i rischi che questo delicato processo può comportare e testare l’effettiva compatibilità del software scelto con gli obiettivi e i processi aziendali, è utile creare un progetto pilota.

Un progetto pilota di software deve coinvolgere inizialmente un’area piccola dell’azienda, perché in questo modo riduciamo il rischio di una successiva implementazione non riuscita a livello più ampio. Questo approccio consente di determinare se questo software sia la soluzione appropriata e se offre effettivamente al personale e agli utenti un’esperienza pratica di utilizzo.

I progetti pilota aiutano le aziende a prevedere i risultati di un cambiamento su piccola scala. Diversamente, se dovessimo considerare cambiamenti massicci in un’unica volta, ci sarebbe uno spreco enorme di tempo e denaro, nonché effetti indesiderati.

Che cos’è un progetto pilota?

Un progetto pilota è essenzialmente una versione ridotta di un progetto che verifica la fattibilità dell’esecuzione del progetto su vasta scala.

Uno studio pilota può aiutare i Project Manager e le parti interessate a determinare se il progetto ha probabilità di successo. Inoltre, i progetti pilota aiutano a gestire il rischio e rivelano gravi carenze o difetti nel piano di cambiamento prima che le risorse vengano effettivamente impegnate in esso.

Perché i progetti pilota sono utili?

Se il tuo progetto prevede cambiamenti organizzativi su larga scala, indipendentemente dal fatto che si tratti di software o meno, condurre un progetto pilota prima della piena implementazione può prevenire un disastro.

Non importa quanta pianificazione tu possa fare sulla carta, ci saranno sempre alcuni ostacoli lungo il percorso quando si tratta di un grande cambiamento.

L’implementazione del software gestionale, di solito, ha un grande impatto su più dipartimenti o unità aziendali, soprattutto in situazioni in cui il processo di lavoro cambia.

Questo, talvolta, può mettere a rischio l’azienda.

Limitare la modifica testando prima un’area campione per un periodo di tempo specificato, offre al progetto l’opportunità di individuare, valutare e risolvere eventuali problemi prima di un’implementazione completa.

Proprio come un episodio pilota di una serie TV, un progetto pilota è un test per determinare se l’idea ha delle gambe ed è probabile che produca un ragionevole ritorno sull’investimento.

Un progetto pilota è una piccola spesa iniziale che può salvarti da una perdita molto più grande in futuro. Ogni volta che puoi evitare di investire denaro e risorse in un progetto che non avrà successo, è una vittoria.

Quando condurre un progetto pilota?

Non esiste una regola ferrea su quando condurre un progetto pilota, dipende dall’entità del rischio che corre l’azienda durante il processo di implementazione.

Indipendentemente dal fatto che il progetto sia breve o lungo, se l’implementazione rappresenta un rischio, potrebbe avere un impatto sulla stabilità finanziaria, in questo caso lavorare con un progetto pilota è sempre una buona scelta.

I progetti pilota di tecnologia dell’informazione, che coinvolgono i flussi di dati, sono spesso pilotati per convalidare il fatto che i dati aziendali non vadano persi una volta che l’implementazione sarà completata.

Qual è la differenza tra una prova di progetto e uno studio di progetto?

Uno studio di progetto o uno studio pilota viene condotto prima dell’avvio del progetto vero e proprio. Si tratta di un mini-progetto autonomo creato per dimostrarne la fattibilità ed esporre carenze significative e potenziali problemi.

Una prova di progetto viene condotta dopo, è una componente vera e propria di un progetto completo che aiuta a gestire il rischio durante la fase di implementazione.

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7 mosse per condurre uno studio pilota

Ci sono alcuni passaggi chiave per condurre un progetto pilota:

  • Fissa un obiettivo

Prima di iniziare lo studio pilota, è necessario definire chiaramente l’obiettivo. È fondamentale determinare quale sarà il successo e quali criteri dovranno essere soddisfatti affinché il progetto su vasta scala ottenga il via libera.

  • Crea il piano pilota

Il piano pilota dovrebbe includere una tempistica, le risorse necessarie, l’eventuale formazione necessaria e un piano di comunicazione per garantire che tutte le parti interessate siano tenute informate lungo il percorso.

  • Conduci lo studio

Con il tuo obiettivo e il tuo piano in atto, è tempo di eseguire lo studio pilota. Inizia con un incontro con tutti i partecipanti per condividere lo scopo dello studio e le tue aspettative.

  • Imposta un sistema di monitoraggio

Questo è fondamentale per registrare eventuali problemi e offrire le relative risoluzioni ed è una fase che può guidare i futuri cambiamenti nelle procedure.

Imposta strumenti di gestione  con i quali il team possa documentare, comunicare il lavoro e il progetto che gestirà avendo un occhio di riguardo alla formazione dei partecipanti.

Al termine del tempo previsto, valuta come è andato il progetto pilota del software e scrivi un report.

Discuti come è andata l’installazione, quanto è stata efficace la formazione, se i partecipanti hanno adottato il nuovo software e con quanta facilità, quali sono le conoscenze acquisite dal team e le lezioni apprese. Questi fattori influiscono sulla buona riuscita del processo di  implementazione completa del software.

  • Valuta i risultati

Una volta completato lo studio pilota, è il momento di compilare i dati, valutare cosa ha funzionato e cosa no e determinare se l’obiettivo desiderato è stato raggiunto. Dopo aver esaminato i risultati deciderai se procedere con il progetto su vasta scala o meno.

  • Affronta i problemi

Se il progetto pilota ha successo e decidi di portare avanti l’intero progetto, utilizzerai il progetto pilota per identificare e affrontare i problemi che possono essere corretti prima del lancio completo.

  • Affidati a un consulente

Revisioni importanti richiedono grandi competenze, affidarti ad un consulente che possa seguirti in tutte le fasi di questo processo risulterà la scelta più saggia se non vuoi assumerti il rischio di errori costosi e difficili da riparare.

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