Se stai cercando il software per la tua RSA sei nel posto giusto. In questo articolo non troverai un elenco dei vantaggi di EP Care: il software sviluppato da Sabanet per le Residenze sanitarie assistenziali.

Troverai qualcosa di meglio: il racconto di un nostro cliente che sta utilizzando EP Care per le sue 12 strutture.

Software RSA: il caso di successo del Gruppo MSC

Prima di avventurarci nel racconto del caso studio sul software per le Rsa che il Gruppo Medical Sport Center (d’ora in poi Gruppo MSC) gestisce, definiamo il contesto.

Il Gruppo MSC conta ad oggi 600 collaboratori, 12 strutture sul territorio calabrese e 3 setting assistenziali: la casa protetta, la rsa e la riabilitazione estensiva a ciclo continuativo, sia in diurno che in regime di pernottamento.

Prima dell’adozione di EP Care, il Gruppo MSC aveva 12 metodi di lavoro diversi. Oggi, invece, a distanza di un anno il metodo di lavoro e i processi sono standardizzati.

Abbiamo chiesto a Vittorio Poggi – che fa parte del top management e della proprietà, oltre ad essere responsabile di progetto – di raccontarci il processo di digitalizzazione del Gruppo.

Quali sono state le difficoltà nel processo di digitalizzazione delle 12 strutture?

“Il primo contatto per EP Care è stato nel 2019 nei nostri uffici. Abbiamo incontrato Sabanet e abbiamo spiegato come volevamo articolare il programma. Sapevamo che non stavamo acquistando un prodotto già realizzato, bensì un prodotto customizzato sulle nostre esigenze.

Per questo motivo il percorso non è stato semplice, sia per noi che per Sabanet. Sappiamo che realizzare un prodotto da zero non è una passeggiata. Nella fase preliminare abbiamo trasferito il nostro know-how senza alcun filtro. Dovete sapere che ci sono processi radicati nella nostra organizzazione, ecco perché mettere su una struttura tecnologica da zero è stata una sfida enorme.”

Cosa vi ha spinto a scegliere un software personalizzato piuttosto che un software per Rsa già in uso?

“Abbiamo fatto questa scelta per motivi organizzativi: volevamo un abito su misura. Con Sabanet l’abbiamo avuto, oltre al fatto che sapevamo di avere di fronte un partner affidabile di cui abbiamo stima e con il quale ci siamo spesi senza alcuna remora, condividendo e trasferendo la nostra conoscenza.

In alcuni casi, il tempo non ci ha aiutato perché abbiamo sottovalutato alcune dinamiche di processo. Tuttavia, nonostante qualche burrasca, la vera bravura è stata mantenere i rapporti saldi. Non nascondo che ci sono stati momenti di tentennamento, anche perché siamo partiti contemporaneamente con 12 unità operative.

Villa Torano, il nostro cavallo di battaglia, ha rappresentato lo start. Eravamo convinti che se i nuovi processi avessero funzionato lì, avrebbero funzionato ovunque. Attualmente, siamo un po’ indietro sulla riabilitazione estensiva; invece, con la casa protetta e la Rsa siamo a buon punto, ma questo non costituisce un punto di arrivo.”

Quali sono stati gli elementi imprescindibili nella scelta del partner?

“All’inizio ci siamo guardati intorno per valutare prodotti già esistenti, che però non ci avevano convinto nella customizzazione del prodotto. L’affidabilità di Sabanet ci ha rassicurato e abbiamo puntato a costruire il software da zero. Ad ogni modo, sapevamo che, anche in caso di difficoltà, il team Sabanet sarebbe stato al nostro fianco.

Inoltre, il fatto che Sabanet ci abbia messo a disposizione Alessia (Alessia Massaro è la Project Manager di Sabanet che ha seguito fin dall’inizio il progetto n.d.r. insieme al team Sviluppo capitanato da Francesco Giusto e Luigi Accetta), ha determinato la nostra scelta. Non abbiamo mai considerato Sabanet un semplice fornitore di prodotto a scaffale, ma un vero e proprio sarto.

Siamo in pieno passaggio generazionale e quando abbiamo iniziato a riflettere sul processo di digitalizzazione ci siamo resi conto che dovevamo cambiare un po’ di cose: ci siamo scontrati con meccanismi e logiche arretrati e poco efficienti. Il Gruppo ha vissuto una forte crescita in termini di posti letto ma, soprattutto all’inizio, non avevamo una struttura organizzativa proporzionata a questa crescita. Nasce da qui l’esigenza di avere un sistema che ci permetta di mappare in tempo reale lo stato dell’arte.

Prima, ad esempio, se avevamo bisogno di un dato chiamavamo l’amministrazione e non riuscivamo a ricevere una risposta in tempi brevi. Oggi, invece, si sta concludendo la Fase 1 e ci auguriamo di partire presto con la Fase 2 durante la quale entreremo nel pieno utilizzo del programma che attualmente prevede: elenco delle persone presenti, emissione delle fatture, calcolo delle proroghe dello scadenzario per paziente.”

Qual è il vostro obiettivo?

“Il nostro obiettivo è avere report settimanali e mensili che ci permettano di fotografare le nostre strutture sparse nel territorio calabrese per prendere decisioni in tempo reale e fare previsioni.

Alla fase 2 seguirà la fase 3 con la realizzazione dell’area clinica con cui gestiremo il lavoro attraverso un’unica piattaforma. L’esigenza è nata dal fatto che non possiamo essere dipendenti da un’unica persona. Faccio un esempio: se il mio amministrativo si rompe un braccio o gli accade qualcosa che lo costringe a non poter lavorare, come facciamo?

È importante creare processi in cui siamo tutti allineati rispettivamente alle nostre attività; è per questo che abbiamo voluto creare un sistema unico in modo da poter replicare la stessa situazione in un altro posto. In questo modo, il tempo per il passaggio di consegne è azzerato e con un clic abbiamo il controllo della struttura.”

Come è stata percepita internamente la digitalizzazione dei processi?

“La resistenza al cambiamento è la morte della strategia aziendale e lo dico da tradizionalista. Il mondo che stiamo abitando, però, è molto rapido e sarà sempre più veloce. Se non ti aggiorni, hai poca possibilità di restare in piedi. Devo ammettere che all’inizio la resistenza è stata forte.

Noi esistiamo dal 1996, io facevo la prima elementare e molte persone hanno iniziato a lavorare per il Gruppo MSC 25 anni fa.

Il vero beneficio è stato percepito da poco. È capitato, durante la fase di formazione e di testing, che una stessa struttura emettesse e cancellasse un blocco di fatture. Oggi, man mano che lo strumento prende forma, le persone stanno comprendendo quanto tempo riescono a risparmiare e che quel tempo possono investirlo in altre attività.

Lo so che molti hanno dovuto fare uno sforzo immane, perché scardinare le convinzioni dopo 20 anni è difficile e questa per noi è stata la sfida più grande.

Quando hai a che fare con le persone è impegnativo, educarle a un nuovo modo di lavorare non è affatto banale. Non a caso, ho fatto un grosso lavoro motivazionale spiegando loro perché è importante accogliere il ‘nuovo’ e comunicando i motivi che ci hanno spinto a fare un investimento così importante.

Ora che l’obiettivo iniziale è stato raggiunto, come ha confermato Antonio Fusco, commerciale di riferimento del progetto, su cosa state lavorando?

“Abbiamo uniformato e consolidato il team attorno ad un unico metodo di lavoro, ora il passo successivo è misurare le performance delle strutture con il controllo di gestione.

Al netto di tutto, questo periodo di formazione è stato anche un’occasione per i nostri team di conoscersi meglio e scambiare nozioni, know-how e idee. Le persone hanno iniziato a collaborare di più tra di loro, per cui posso ammettere serenamente che l’adozione di una nuova metodologia di lavoro – seppur complessa – ha avuto effetti positivi sulle risorse che si sentono parte di un’azienda più strutturata.”

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