Servizi di sicurezza e vigilanza

Easy Plan Web è un software integrato che permette di gestire vari ambiti e aree aziendali per il settore dei servizi di sicurezza e vigilanza. Il modulo HR dirige la parte amministrativa relativa ai dipendenti. Il modulo commerciale si occupa di clienti, contratti e servizi.
I 7 vantaggi di Easy Plan Web sicurezza e vigilanza
  • automatizza le procedure;
  • snellisce il lavoro;
  • aumenta il controllo aziendale;
  • aiuta nella gestione dei turni del personale;
  • ottimizza il lavoro delle risorse;
  • è un sistema web raggiungibile da qualsiasi pc dotato di connessione internet;
  • è un sistema multiaziendale: permette di gestire in un’unica struttura le attività di più aziende collegate tra loro
Cosa fa Easy Plan Web per il mondo dei servizi di sicurezza e vigilanza?

Il software permette di gestire i dati anagrafici e contrattuali: scadenze, corsi di formazione, eventi disciplinari, decreti e porto d’armi, esercitazioni di tiro, visite mediche, permessi legge 104, vestiario e certificati di malattia.

Attraverso le informazioni inserite:

  • si mantiene traccia dello storico;
  • si generano scadenze in automatico;
  • permette di creare statistiche delle presenze;
  • le informazioni del modulo HR possono essere traslate nel modulo operativo per verificare la disponibilità dei turni;ù
  • controllo del rinnovo dei decreti.

Il “Recruitment” è un modulo aggiuntivo che permette di inserire tutti i curriculum vitae pervenuti in azienda e di classificarli sulla base di alcuni criteri e indicatori definiti dall’azienda. Nell’inserimento dei cv per ogni caratteristica della persona si possono associare dei valori per facilitare anche in un momento successivo la ricerca di un nuovo dipendente con determinati requisiti.

Se uno di questi soggetti è assunto i suoi dati sono trasferiti direttamente nel modulo dipendente senza dover reinserire l’anagrafica.

La gestione del cliente prevede: l’anagrafica del cliente, le diverse ubicazioni, la segmentazione del cliente, i gestori del cliente, le informazioni contabili.
Per ogni cliente possono essere inseriti uno o più contratti gestibili durante la loro intera durata, permettendo di tenere traccia dello storico delle informazioni.

Per ogni contratto possono essere anagrafate anche più prestazioni di servizio: piantonamento, collegamento allarme, intervento su allarme, pattugliamento, servizi trasporto valori e tenuta chiavi.

Per ogni contratto con uno o più servizi da erogare ci sono due tipi di informazioni:

  1. Di carattere operativo: per definire come il servizio deve essere erogato;
  2. di carattere amministrativo: quali condizioni attuare nel rapporto con il cliente (ad esempio tariffa, Iva, modalità di pagamento).

Dopo aver inserito informazioni di carattere operativo per il servizio, l’ufficio commerciale comunica con i responsabili operativi tramite ticket, avvisando dell’attivazione del servizio, della variazione o della cessazione. Il sistema interno di comunicazione è tracciato.

Tra i vantaggi: lo scadenziario per contratti, i rinnovi, le polizze, la possibilità di verificare incoerenze, i controlli nell’inserimento dei dati, si evitano imprecisioni.

Il modulo Customer Relationship Management permette di gestire le attività dell’azienda legate alla ricerca di nuovi clienti, crea campagne sulla base degli obiettivi aziendali, anagrafa e analizza i lead e i prospect. Se un prospect diventa cliente i suoi dati sono trasferiti direttamente nel modulo dedicato senza dover reinserire l’anagrafica.

Attraverso le informazioni che arrivano dalla gestione dei dipendenti e dei clienti, il sistema di elaborazione automatica delle turnazioni organizza e razionalizza i turni di lavoro rispettando determinati vincoli. In base al tipo di servizio svolto dal dipendente è generata automaticamente un’indennità associata.

Un sistema di controllo permette di:

  • Monitorare il numero dei turni di ogni persona ed eventualmente quanto il dipendente stia lavorando in più rispetto alla sua ordinarietà;
  • i riposi lavorati dai dipendenti ed eventuali recuperi.

La generazione automatica avviene su preferenze e controlli dei riposi, ottimizzando il costo del personale per tener traccia dei riposi lavorati.
Eventuali variazioni possono essere comunicate attraverso ticket tra operativo e commerciale con un sistema di comunicazione interna automatizzato.

Easy Plan Web permette una configurazione per l’associazione automatica di una pattuglia a un servizio, suddividendo il territorio in zone di competenza a seconda di giorni e orari. L’organizzazione avviene già all’inizio, nel caso di un nuovo servizio l’algoritmo assegna automaticamente la pattuglia. Il foglio di marcia è lo strumento che mostra per ogni pattuglia tutti i passaggi da effettuare. Si integra con l’app foglio di marcia, sono installati tag nfc in ogni punto da monitorare in modo che l’operatore attraverso uno smartphone possa registrare l’avvenuto passaggio semplicemente avvicinando il telefono.

Oltre a controllare i passaggi delle pattuglie permette di ottimizzare il percorso.

Ogni intervento su allarme prevede anche una gestione amministrativa. Con Easy Plan Web possono essere anagrafati tutti gli eventi della centrale operativa: dall’allarme che scatta al relativo intervento della pattuglia. Offre anche la possibilità di importare gli interventi dal software Sicep, integrandolo per uno scambio di informazioni e creare in automatico la fatturazione.

Easy Plan Web gestisce tutti i Ccnl per il mondo della vigilanza. Un modulo di configurazione permette di definire le regole sulle quali dovranno poi essere generate le voci per il cedolino, definite a livello di azienda. Si possono inoltre stabilire le regole sulle modalità di pagamento per riposo lavorato, maggiorazioni, straordinari, indennità di turno, festività, buoni pasto, eventuali voci aggiuntive.

A fine mese l’ufficio del personale può elaborare le schede di presenza e per ogni dipendente generare le informazioni da passare allo studio paghe per la generazione del cedolino. Il passaggio avviene tramite tracciato e abbiamo già maturato esperienza con le seguenti software house paghe: Team System, Zucchetti, Inaz, Osra, Ranocchi, Speed, Dataservices, Paco, Datev Koinos, Job, E-bridge. Se l’istituto ha un software diverso può comunque essere implementato.

Vantaggi:

  • Configurare regole dettagliate a vari livelli;
  • generare tutto in modo automatico.

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software. Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

Vantaggi:

  • Il caposervizio o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarl

Gestione fatture:

Basta solo un clic per generare tutte le fatture del mese. Per i servizi a ore il sistema attinge informazioni dal modulo operativo, per generare fatture in modo automatico si basa su quanto previsto a livello commerciale, quanto è stato svolto e il template definito per ogni singola fattura.
La gestione fatture si divide in 4 fasi:

  1. Movimentazione: raccoglie tutti i servizi da fatturare con i vari flussi per il mese di competenza, controlla la periodicità della fatturazione, l’emissione della fattura (se anticipata o posticipata) tipologie di servizio (a canone, a ore lavorate, a numero di interventi, a numero di passaggi);
  2. consolidamento movimenti;
  3. generazione fatture proforma;
  4. generazione fatture

Lo strumento diario di fatturazione permette di vedere il riepilogo per ogni servizio cliente di ciò è già stato fatturato, pianificato da fatturare o movimentato ma non ancora fatturato.

Easy Plan Web inoltre gestisce i file xml delle fatture elettroniche: Zucchetti, Profis, Team System, Osra, Formula, Gimo, Spring, Arca, Acg.

Gestione incassi:

Anche gli incassi possono essere gestiti e anagrafati.
Per il metodo di pagamento, se c’è l’esattore è disponibile la gestione incassi esattore, anche tramite lettore barcode. L’esattore si reca a casa del cliente con una fattura con un barcode identificativo, una volta tornato in azienda il barcode è letto con il codice a barre e si registra in automatico per incassare. Gli incassi possono essere gestiti con Easy Plan anche per la procedura gestione solleciti, nel caso di mancato pagamento si possono far partire le procedure di recupero del credito.

Vantaggi:


  • Automatismo;
  • gestione solleciti.

Sia le fatture che gli incassi possono passare sul software della contabilità in uso dell’azienda tramite tracciati o sistemi middleware. Easy Plan può inoltre generare tracciati RID e Ri.Ba per le banche.

Easy Plan Web fornisce alla direzione gli strumenti di misura per controllare le diverse aree del processo aziendale. Nel dettaglio:

  • Relativamente alle attività di produzione commerciale si occupa del Crm, di disporre una reportistica aggiornata delle attività di vendita dell’azienda, di immagazzinare i dati relativi ai prospect con un’analisi della realtà del settore e confrontare gli indicatori con target dati a fronte della redazione di una politica commerciale.
    Le finalità sono: la stesura del budget, il supporto alle strategie aziendali, la valutazione dell’acquisizione dell’azienda, la scelta delle potenzialità delle attività commerciali dopo aver analizzato i dati;
  • analisi della redditività dei servizi erogati, nell’ambito dell’organizzazione del lavoro si possono fornire indicatori relativi all’analisi della redditività delle pattuglie, stabilire un target di portafoglio per ogni pattuglia e verificare se tutte le pattuglie hanno dei ricavi commisurati al target, confrontare i costi e prendere delle decisioni consapevoli;
  • analisi dell’operativo, partendo dai servizi in pancia è possibile stimare la forza lavoro necessaria.

I vantaggi sono:

  • Analisi della redditività;
  • sistema di controllo che confronta le ore erogate che andranno in fatturazione con le ore pagate ai dipendenti.
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Richiedi maggiori informazioni. I nostri consulenti sono a tua disposizione per rispondere a tutte le tue domande.

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