Applicazioni Mobile

Un’interazione diretta e in tempo reale è la caratteristica di portali e app. Grazie ai portali e alle applicazioni, infatti, tutte le richieste arrivano con delle notifiche su Easy Plan Web ai responsabili delle aree in tempo reale.

La dipendente app è la traduzione in applicazione del portale dipendenti, conserva la stessa funzionalità ma è installabile su smartphone. Permette ai dipendenti di:

  • visualizzare i turni a cui sono assegnati;
  • avere conferma dell’avvenuta lettura dei turni;
  • inviare una richiesta ferie o permessi all’azienda;
  • ricevere risposte per le richieste;
  • visualizzare le proprie buste paga;
  • richiedere cambi turno con i colleghi;
  • visualizzare le informazioni amministrative (scadenze per visite mediche, corsi, ecc.);
  • effettuare timbrature di ingresso e di uscita con la geolocalizzazione;
  • effettuare timbrature a domicilio tramite tag nfc con lo smartphone per servizi specifici.

Nel caso delle cooperative sociali, quando il dipendente avvicina il telefono al tag identificativo potrà vedere direttamente sull’app l’elenco delle attività previste per un utente specifico, segnare quelle già fatte ed eventuali richieste extra dell’utente. Queste informazioni sono trasmesse in tempo reale al software Easy Plan Web, in questo modo anche l’ente committente del servizio (Comune o Asl) potrà visualizzare i dati accedendo all’apposito portale.

La badge app rileva le presenze installate sul famoco e segue una procedura di tipo autorizzativo, permette la timbratura di ingresso e di uscita solo se il coordinatore ha previsto il turno. Se il dipendente non è associato al turno la timbratura dovrà essere successivamente autorizzata dal coordinatore. Permette inoltre di effettuare ingressi e uscite accompagnati da un giustificativo, ad esempio se il dipendente entra in ritardo dal ritorno di un servizio esterno.

Vantaggi:

  • consente la trasmissione in tempo reale degli ingressi e delle uscite dei dipendenti al software Easy Plan Web;
  • consente al dipendente di visualizzare il riepilogo delle timbrature;
  • necessita di una connessione Internet ma funziona anche offline, permettendo di memorizzare i dati e di trasmetterli appena ripresa una connessione.

Non tutti i dipendenti dell’azienda hanno uno smartphone o un cellulare dotato di connessione Internet? Con badge app sms la timbratura può avvenire tramite sms. Attraverso un messaggio il dipendente invia un “Sì” per l’entrata e “No” per l’uscita. Il telefono aziendale ricevente ha l’app che traduce gli sms ricevuti in timbrature di ingresso e uscita per Easy Plan.

L’app crm (Customer Resource Managenment) è uno strumento utile per il coordinamento dei dipendenti. È possibile gestire la parte commerciale e tecnica. Si può coordinare il lavoro dei tecnici, si pianificano le attività giornaliere di installazione impianto o di manutenzione e si assegnano ai tecnici. Il tecnico riceve sull’app l’appuntamento, ha un elenco delle attività giornaliere con dettagli clienti e attività e segna tutto ciò che fa.

Il coordinatore ha un monitoraggio completo del tecnico, sa che cosa sta facendo, quale materiale sta movimentando e se ci sono problemi. L’attività è tracciata in tempo reale dall’inizio alla fine, gestendo anche il magazzino.

L’app crm prevede anche una parte “social”, ci sono discussioni simili a forum legate alle attività. Tramite l’app è possibile anche spostare il materiale da un magazzino a un altro. I moduli sono tutti configurabili. Si possono vedere le attività storiche chiuse in una determinata data e in chiusura è generato un documento digitale via email per il cliente e la gestione ddt per il magazzino

Sono gestiti anche gli articoli con serial number, tramite smartphone possono essere scansionati e vedere se presenti nel magazzino. Dall’app è possibile monitorare gli articoli gestiti con o senza serial number. Un’altra sezione è legata alla gestione commerciale, i commerciali possono anche fare offerte direttamente dallo smartphone.

Vantaggi:

  • Tracciabilità;
  • automatico;
  • si riducono gli errori umani;
  • social permette comunicazione interna tra dipendenti;
  • gestione autonoma magazzino (carico e scarico avvengono in automatico);
  • velocità maggiore;
  • si tiene traccia del tempo impiegato;
  • migliora le prestazioni lavorative;
  • permette di fare rapporti sulla produttività.

L’applicazione Caveau è utilizzata nei servizi trasporto valori e sala conta per chiudere il servizio e per lo svincolo del mezzo. Il mezzo (furgone, pattuglia) ha un suo tag nfc e nello step finale va a timbrare su un device fisso della sala conta in cui è installata l’app. Nell’operazione svincolo del mezzo il numero del badge passa sull’app caricando la squadra (con i servizi toccati dal mezzo, la descrizione dei servizi e la data). Successivamente è valorizzata una data di svincolo e di chiusura servizio che prevede comunque del tempo di tolleranza (generalmente impostato per qualche minuto in più).

Vantaggi:

  • Utilizzo tag nfc con badgiatura direttamente dal mezzo;
  • facilita le operazioni di fine servizio;
  • l’operativo può vedere tutti i servizi chiusi e non;
  • si può monitorare in tempo reale a che punto sono i mezzi;
  • diminuiscono gli errori umani perché l’orario di fine servizio è reale;
  • più controllo del personale (prevista anche la possibilità di inserire longitudine e latitudine, quindi di identificare il luogo in cui è stato il furgone).

Il foglio di marcia è un’applicazione che informatizza la lista delle ispezioni di ogni pattuglia, eliminando i rischi e le complicazioni dovute al barcamenarsi tra le carte. L’app è pensata per semplificare e informatizzare l’erogazione dei servizi ispettivi, garantendo il costante allineamento tra quanto deve essere erogato e quanto contrattualizzato con il cliente. Attraverso il suo utilizzo si raccolgono informazioni e sulla base di valutazioni economiche si può ottimizzare la gestione operativa delle pattuglie, organizzare il lavoro dei produttori, comprendere l’efficienza nel coprire tutti i servizi.

Le informazioni sono utilizzate anche per fornire al cliente una reportistica sul lavoro svolto. Attraverso l’app è possibile comunicare in tempo reale al dipendente informazioni di carattere operativo aggiuntive.

Tra i servizi gestiti dagli istituti di vigilanza c’è la vigilanza ispettiva. La guardia a bordo di una pattuglia ha una serie di siti da ispezionare con una lista clienti, indirizzi, numero ispezioni. I passaggi si svolgono a seconda degli accordi contrattuali.

Quando i processi aziendali non erano informatizzati l’elenco era indicato su un foglio con l’ordine di marcia da eseguire. Attraverso l’app questo processo è stato informatizzato. L’app è un’appendice di Easy Plan, su cui anagrafiamo il contratto e il servizio, inserendo le caratteristiche operative che lo descrivono. Se il cliente ha previsto i passaggi in orari il servizio può essere erogato in modalità a biglietto o ad orologio. Gestioni obsolete che oggi sono superate e sostituite da un semplice avvicinamento del dispositivo al tag che trasmette le informazioni direttamente a Easy Plan. Contestualmente all’installazione tag sono inviate le coordinate del tag installato e le descrizioni, associando in maniera univoca ogni tag a un particolare servizio e sito. Un coordinatore operativo può decidere la pattuglia di competenza, organizzare spostamenti per evitare dispersioni e insieme al reparto commerciale può mappare il territorio da perlustrare. Per ogni distretto si indica quali pattuglie devono svolgere i servizi e quando.

Si offre la possibilità di generare in modo automatico e ripetitivo la pattuglia che deve svolgere il servizio e la lista è visibile anche dallo smartphone di chi deve erogare i servizi.

Ogni servizio di pattuglia ha un suo telefono collegato a una determinata zona ma la configurazione può essere effettuata anche per pattuglia.

Parallelamente è stata realizzata un’app legata al dipendente. Ogni macchina ha un telefono di dotazione di bordo, il dipendente può semplicemente inserire le sue credenziali per far collegare l’app al server di Easy Plan scaricando tutto ciò che la guardia deve erogare. In questo modo non è necessario fornire un cellulare a ogni dipendente.

Vantaggi:

  • il dipendente può eseguire servizi di una o più pattuglie;
  • si è sempre informati sull’attività svolta;
  • scambio di informazioni in tempo reale;
  • maggiore controllo;
  • tag programmati installabili facilmente;
  • per ogni servizio è possibile mappare e conoscere la redditività delle singole aree, affiancando un’attività di consulenza;
  • strumenti di navigazione per automatizzare e ottimizzare il percorso;
  • elenco cronologico delle attività svolte;
  • centrale operativa per richieste di pronto intervento;
  • app slegata da problemi di connessione, è possibile memorizzare tutte le informazioni e sincronizzarle successivamente quando è disponibile la connessione;
  • facilita la gestione del lavoro.

Organizzare i tagli delle siepi e le pulizie degli appartamenti è semplice con FacilityApp. Attraverso l’applicazione il coordinatore ha accesso alle prestazioni dei servizi applicati vedendo al loro interno i fogli di marcia generati. Nel luogo in cui si effettua il servizio di taglio o di pulizie appartamenti si procede con il tag NFC per avviare il lavoro. L’app permette di visualizzare un elenco di servizi, dei dipendenti che vi partecipano e delle ore lavorate. Per ogni dipendente è annotata l’ora di ingresso e di uscita.

La FacilityApp consente di:

  • avere un resoconto dei servizi eseguiti;
  • schedulare e organizzare il lavoro;
  • visualizzare le effettive ore lavorate;
  • verificare quante ore sono state spese per un determinato lavoro e quante persone sono state impiegate;
  • valutare l’efficienza di un lavoro.

L’EsattoreApp velocizza e automatizza il processo di incasso delle fatture per l’esattore di un’azienda. Registra rapidamente l’incasso e tiene traccia di come l’esattore ha incassato in termini di distinta.
L’applicazione consente di:

  • scaricare le fatture in carico da incassare;
  • visualizzare direttamente dal cellulare il pdf della fattura;
  • inviare al cliente attraverso lo smartphone la fattura con una mail;
  • effettuare un incasso (la fattura segnata come incassata risulta anche su Easy Plan Web);
  • dopo il download iniziale permette di lavorare prettamente offline e di scaricare le fatture incassate a fine giornata;
  • inserire la distinta di pagamento a termine incasso, specificando nel dettaglio come è composto.
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